Damit Digitalisierung im Alltag ankommt.

Vom Systemstart in den Alltag: Power-User*innen qualifizieren.

Eine digitale Lösung einzuführen ist nicht das Ende der Veränderung, sondern oft erst ein sichtbarer Meilenstein. Warum es mehr braucht als Systemwissen und wie Power-User*innen ein digitales Veränderungsvorhaben bis in den Arbeitsalltag hinein unterstützen.

Damit neue Arbeitsweisen im Alltag ankommen, müssen Menschen, Prozesse und Systeme zusammenspielen.

Bei ILTIS verstehen wir Digitalisierung als Change und begleiten Veränderungsvorhaben in vier Phasen. Die Power-User-Qualifizierung kann ein Baustein innerhalb der Phase „Handeln intensivieren“ sein. Hier wird aus einer Lösung gelebte Praxis.

„Das funktioniert nicht.“
„Wir brauchen dafür eine digitale Lösung.“
„Das neue Vorgehen macht uns nur zusätzliche Arbeit.“

Solche Sätze gehören zum Alltag vieler Veränderungsvorhaben. Sie sind zunächst weder ein fertiger Auftrag an die IT noch ein Beleg dafür, dass eine Veränderung scheitert. Sie sind ein Anfang: Anlass, genauer hinzuschauen, nachzufragen und gemeinsam herauszufinden, was gebraucht wird.

Power-User*innen helfen, die Perspektive der Mitarbeitenden mit der Umsetzung zu verbinden. Dafür brauchen sie Systemwissen – und Kompetenzen, um Bedarfe zu klären, Veränderung zu begleiten und Rückmeldungen in Verbesserungen zu übersetzen.

Damit Digitalisierung im Alltag ankommt.

Mit einem neuen System verändern sich möglicherweise auch Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, Informationsflüsse und die Zusammenarbeit.

Ein Vorhaben ist deshalb nicht allein dann umgesetzt, wenn die Technik bereitsteht. Entscheidend ist auch, ob die betroffenen Menschen verstehen, was sich ändert, die neuen Abläufe anwenden können und Rückmeldungen zur Verbesserung beitragen.

Veränderung braucht Verbindung zum Arbeitsalltag

Power-User*innen können dabei eine wichtige Brücke bilden. Sie kennen die Praxis in ihrer Abteilung und können Beobachtungen aus dem Arbeitsalltag mit den Zielen des Vorhabens verbinden.

Sie bringen die Digitalisierungspotenziale mit voran,
unterstützen ihre Kolleg*innen bei digitalen Fragestellungen,
nehmen fachliche Anliegen auf,
übersetzen Bedarfe aus dem Arbeitsalltag und
geben wiederkehrende Probleme an die zuständigen Stellen zurück.
und begleiten die digitale Veränderung

Sie begleiten die digitale Veränderung und können dazu beitragen, dass Umsetzungsprobleme früh erkannt, begleiten und diese schrittweise im Alltag verankert wird.

Vor der Qualifizierung steht die Teambildung.

Bevor Power-User*innen qualifiziert werden, braucht es eine bewusste Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt und welche Perspektiven im Team vertreten sein sollen. Die Auswahl sollte sich an der konkreten Veränderung und den betroffenen Arbeitsbereichen orientieren – nicht allein daran, wer sich mit Technik besonders gut auskennt. Wichtig sind auch die Nähe zur Praxis, der Zugang zu den Kolleg*innen und die Bereitschaft, Fragen und Erfahrungen aufzunehmen.

Mit der Auswahl allein ist es nicht getan. Die künftigen Power-User*innen und ihre Führungskräfte sollten klären, was zur Rolle gehört, welche Anliegen weitergegeben werden und wo die Zuständigkeit endet.

Dazu gehören erreichbare Ansprechpersonen, Zeit für die Aufgabe und ein verlässlicher Weg, Rückmeldungen in das Vorhaben einzubringen. Power-User*innen können eine wichtige Brücke bilden; sie übernehmen aber nicht allein die Verantwortung für Einführung und Erfolg.

Sechs Bausteine für Digitalisierung als Change.

Ist das Team zusammengestellt und die Rolle geklärt, lässt sich die Qualifizierung an den Aufgaben ausrichten. Systemwissen allein jedoch reicht für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben nicht aus. Damit Power-User*innen digitale Vorhaben im Alltag unterstützen können, haben wir in unserem Qualifizierungsansatz sechs Kompetenzfelder gebündelt.

Zusammen bilden die sechs Bausteine einen Qualifizierungsrahmen für unterschiedliche Aufgaben im Veränderungsvorhaben – vom Erkennen eines Verbesserungsbedarfs bis zur Unterstützung der Anwendung und zum Lernen aus Erfahrungen. Welche Inhalte wie stark gebraucht werden, richtet sich nach der Rolle der Power-User*innen und dem konkreten Vorhaben.

Digitalisierungspotenziale erkennen
Wahrnehmen, wo digitale Veränderungen Abläufe und Zusammenarbeit sinnvoll verbessern könnten.
Anforderungen beschreiben
Bedarfe aus dem Arbeitsalltag verständlich machen, bevor eine technische Lösung festgelegt wird.
Widerstand ernst nehmen
Skepsis ernst nehmen und dazu beitragen, dass Fragen, Erfahrungen und Unterstützungsbedarf in der Veränderung sichtbar werden.
Umsetzungen steuern
Vorhaben vom geklärten Bedarf in die praktische Umsetzung begleiten.
Inhalte vermitteln
Veränderungen, neue Abläufe und relevante Informationen verständlich und anwendbar machen.
Fehler analysieren
Probleme sachlich aufnehmen, dass sie gezielt geklärt und wiederkehrende Schwierigkeiten als Verbesserungsbedarf erkannt werden können.

So haben wir den Ansatz bei einem Kunden angewendet.

Zusammen bilden die sechs Bausteine einen Qualifizierungsrahmen für unterschiedliche Aufgaben im Veränderungsvorhaben: Vom Erkennen eines Verbesserungsbedarfs bis zur Unterstützung der Anwendung und zum Lernen aus Erfahrungen.

Welche Inhalte wie stark gebraucht werden, richtet sich nach der Rolle der Power-User*innen und dem konkreten Vorhaben.

In einem Kundenprojekt haben wir eine Qualifizierung für designierte Power-User*innen konzipiert und durchgeführt. Ausgangspunkt war ihre vorgesehene Rolle: Digitalisierung in den Abteilungen mit voranzubringen und Kolleg:innen bei digitalen Fragestellungen zu unterstützen.

Die Themen haben wir nicht nur abstrakt vermittelt, sondern mit typischen Situationen aus dem Arbeitsalltag verbunden. Die Teilnehmenden arbeiteten daran, digitale Bedarfe verständlich zu beschreiben, setzten sich mit skeptischen Reaktionen auf Veränderungen auseinander und übten, Fehlerhinweise so aufzunehmen, dass sie gezielt weitergeklärt werden können. Fallbeispiele, Gruppenarbeit und Übungsgespräche machten die Anforderungen an die neue Rolle greifbar.

Ziel war, die Power-User*innen auf konkrete Situationen ihrer künftigen Aufgabe vorzubereiten und eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen, IT und weiteren Beteiligten zu schaffen. Ob die Qualifizierung dauerhaft Wirkung entfaltet, zeigt sich anschließend im Arbeitsalltag – und hängt auch davon ab, ob die Organisation Rückmeldungen aufgreift und den Power-User*innen einen klaren Rahmen gibt.

Vom Systemstart zur Umsetzung im Alltag.

Power-User*innen zu befähigen heißt, sie auf Situationen vorzubereiten, in denen digitale Veränderungen konkret werden: wenn Bedarfe geklärt, neue Abläufe erprobt, Fragen aus dem Team aufgenommen oder wiederkehrende Probleme sichtbar gemacht werden.

Eine Qualifizierung allein verankert jedoch keine Veränderung. Wichtig ist auch, was nach dem Start geschieht: Können Mitarbeitende die neuen Abläufe ausprobieren? Werden Fragen beantwortet? Kommen Rückmeldungen bei den Verantwortlichen an? Werden Hindernisse aufgegriffen und Anpassungen geprüft?

Die Beobachtungen der Power-Userinnen können an Projektverantwortliche und Führungskräfte zurückfließen, damit diese Unterstützung, Abläufe oder Entscheidungen bei Bedarf nachschärfen können.

Digitalisierung ist dann erfolgreich umgesetzt, wenn nicht nur die technische Lösung bereitsteht, sondern Menschen mit ihr arbeiten können und sich die angestrebten Abläufe im Alltag bewähren. Power-Userinnen können dazu einen wichtigen Beitrag leisten – gemeinsam mit ihren Kolleg:innen, Führungskräften, Projektverantwortlichen und der IT.

Sie möchten Ihre Digitalisierungsstrategie wirksam umsetzen?

Bei ILTIS verstehen wir Digitalisierung als Change und begleiten die Veränderung in vier Phasen. Denn eines ist klar: Menschen, Prozesse und Systeme müssen zusammenspielen, damit neue Lösungen im Alltag ankommen.

Nicht jedes Vorhaben braucht jedoch dieselbe Maßnahme. Die Power-User-Qualifizierung kann ein Baustein innerhalb der Phase „Handeln intensivieren“ sein. Hier wird aus einer Lösung gelebte Praxis. Gemeinsam mit Ihnen klären wir, was Ihr Veränderungsvorhaben erfordert, und unterstützen Sie dabei, passende Schritte von der Strategie in die Umsetzung zu bringen.

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