Die Digitalisierung der Rathäuser kann nur gemeinsam gelingen

Am 02. und 03. Mai war die Stadt Ulm Schauplatz der von der Fraunhofer-Gesellschaft initiierten Morgenstadt-Werkstatt NEO. Wir von ILTIS waren dabei!

Es waren spannende Einblicke, die bei der Morgenstadt-Werkstatt der Fraunhofer-Gesellschaft einem bunt gemischten Publikum gewährt wurden. Am Veranstaltungsort Ulm kamen u.a. Vertreter*innen aus öffentlichen Verwaltungen, Wissenschaft, Unternehmen und Start-Ups zusammen. Vorträge und Podiumsdiskussionen zur Resilienz und Zukunftsfähigkeit von Städten, den Möglichkeiten des Einsatzes künstlicher Intelligenz, Erkenntnissen aus Smart City-Projekten und den Herausforderungen des 5G-Ausbaus waren nur einige der vorgestellten Themen. Dazu kam eine Vielzahl an Workshops zu unterschiedlichen Aspekten rund um die Digitalisierung, für die sich die Teilnehmer*innen ganz nach ihrem jeweiligen Interesse entscheiden konnten.

Angesichts der Vielzahl an Angeboten kam bei dem einen oder anderen vermutlich der spontane Wunsch auf, mal eben schnell einen digitalen Klon von sich selbst zu generieren, um an mehreren Workshops parallel teilnehmen zu können. Aber ganz so weit sind wir noch nicht bei der Digitalisierung.

Kleine Gemeinden haben es schwerer als große Städte

Leuchtturm- und Modellprojekte, wie sie beispielsweise die Gastgeberstadt Ulm mit einer eigenen Smart City-Strategie bereits umgesetzt hat, sind beeindruckend und zeigen, was im Bereich kommunaler Digitalisierung möglich sein kann. Digitale Innovationen zu entwickeln gelingt dann, wenn viele kreative Menschen ihre Kapazitäten dafür einsetzen können; um solche Innovationen zur Umsetzung zu bringen, braucht es zudem die nötige Infrastruktur, das Budget und den Willen, etwas zu verändern.

Doch diese Voraussetzungen sind in vielen, besonders kleineren Kommunen (noch) nicht gegeben. Dabei ist die Kreativität noch das kleinste Problem. Vielerorts fehlt es schlicht an Kapazitäten, Technik und Geld. Und wer darum kämpft, das Tagesgeschäft der Verwaltung am Laufen zu halten, hat – nachvollziehbarerweise! – nicht unbedingt viel Kraft und Motivation, „auch noch“ digitale Strategien zu entwickeln, die ohnehin Gefahr laufen, in absehbarer Zeit nicht über den Entwurfs- und Entwicklungsstatus hinaus zu gelangen. Denn: Wer soll solche Strategien umsetzen? Und wann? Und wie?

Für kleine Kommunen wird es ohne erschwingliche Hilfe von außen in der Digitalisierung nicht gehen.
Franziska Kenntner, BMin a.D. und Gründerin von GovSolutions

Um den digitalen Wandel in Kommunen flächendeckend voranzutreiben und zur Selbstverständlichkeit werden zu lassen, ist ein gemeinsames Vorgehen unerlässlich. Die Zusammenarbeit von Bund, Land, Kommunen und Implementierungspartnern ist ein ebenso zentrales Element für die digitale Transformation wie die Erarbeitung funktionierender Standards und die Verbesserung von Fähigkeiten, Prozessen und Systemen vor Ort in – und mit – den Kommunen. Gelingt dies nicht, laufen viele Verwaltungen Gefahr, dass ihre Mitarbeiter*innen weiterhin parallel mit Papier- und digitalen Akten in unterschiedlichen (Fach-)Systemen arbeiten müssen. Mit dem Suchen, Abtippen, Ausdrucken und Einscannen von Informationen geht viel Zeit, Energie und persönliche Motivation verloren. Die fachlich kompetente Bearbeitung von Inhalten und die Freude am Arbeiten in einer Verwaltung bleiben dann zwangsläufig auf der Strecke.

Digitalisierung der Rathäuser – Gemeinsam besser

Hier haben wir von ILTIS in Kooperation mit Franziska Kenntner (BMin a.D. und Gründerin von GovSolutions) und Jens Leyh (Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO) angesetzt.

Unser Workshop „Digitalisierung der Rathäuser – Gemeinsam besser“ fand in kleiner, aber feiner Runde statt. Um gezielt Ergebnisse herauszuarbeiten, haben wir uns auf drei thematische Bereiche fokussiert:

Technik
Kultur
Ressourcen und Mittel

Die Teilnehmer*innen berichteten von ihren Erfahrungen mit den Herausforderungen bei der Digitalisierung in diesen Bereichen. Ihre Einblicke bildeten die Basis für die gemeinsame Skizzierung möglicher Lösungsansätze.

Im Ergebnis wurde deutlich, dass aus Sicht der Betroffenen die größten Verbesserungspotenziale in folgenden Handlungsfeldern liegen:

Klare Strukturierung und Dokumentation von Standardprozessen, die systemseitig automatisiert ablaufen können
Integration möglichst aller Fachverfahren und ein zentrales Datenmanagement
Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern, die bedarfsgerechte Unterstützung bieten
Wissenstransfer mit anderen Kommunen
Commitment seitens der Politik inklusive eines Ausbaus von Fördermöglichkeiten

Was muss jetzt passieren?

Der Zusammenschluss von Kommunen ist ein Schlüsselelement, um mit gegenseitiger Unterstützung und der Möglichkeit, voneinander zu lernen, die Digitalisierung auch in kleinen Rathäusern erfolgreich voranzubringen. Je häufiger Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen und Möglichkeiten an einen Tisch kommen, ihr Wissen und ihre Kompetenzen teilen, von Betroffenen zu Beteiligten werden, desto erfolgversprechender ist das große Vorhaben der Digitalisierung: Gemeinsam gelingt es besser!

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