Zukunftskonzept - Kommunale-Servicebetriebe

Zukunftskonzept: Sind Ihre kommunalen Servicebetriebe fit für die Zukunft?

Städtisches Wachstum, hohe Instandhaltungskosten und die Erwartung schneller Reaktionszeiten: Die Anforderungen an kommunale Servicebetriebe sind hoch. Die Universitätsstadt Tübingen hat die Organisation ihrer Servicebetriebe unter die Lupe genommen.

Die Kommunalen Servicebetriebe der Stadt Tübingen (kurz: KST) hatten bereits einige Strukturprozesse hinter sich. In mehreren Optimierungsansätzen wurde sowohl die räumliche als auch die organisatorische Struktur untersucht, jedoch ohne klare Ergebnisse für eine künftige Aufstellung der KST zu erzielen.

Dabei wächst die Stadt und damit auch die Flächen, deren Pflege und Bewirtschaftung durch die KST geleistet werden muss. Dies bringt neue Herausforderungen mit sich, die durch die bisherige, zentrale Steuerung der vielfältigen Aufgaben kaum noch geleistet werden kann.

Damit die KST ihre Dienstleistungen auch in Zukunft optimal erbringen können, haben wir gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitern der KST über ein neues, dezentrales Steuerungsmodell nachgedacht.

Die grundlegende Frage war: „Wie kann ein erfolgreiches Zukunftskonzept der KST aussehen?“

Transparenz über Ziele, Erfolgsfaktoren und Vorgehen

Das übergreifende Ziel des gemeinsam erarbeiteten Zukunftskonzeptes war es, die KST hinsichtlich ihrer internen Strukturen, der verschiedenen Standorte im Stadtgebiet sowie in Führung und Steuerung an die geänderten Anforderungen anzupassen.

Im Fokus stand:

Leistungstransparenz mit klaren Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen herzustellen,
eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch stringente Auftragssteuerung und Digitalisierung zu erreichen,
die Beteiligung der Mitarbeiter sicherzustellen.

Für die folgende Umsetzungsphase war klar: Um diese Ziele zu erreichen, sind sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter gefragt, die in ihren jeweiligen Zuständigkeitsgebieten klare Verantwortlichkeiten übernehmen und dazu auch entsprechende Entscheidungsbefugnisse benötigen. Ebenso wichtig war es, bestehende Ressourcen und Stärken der KST sowie bewährte Erfahrungswerte mit einzubinden.

Daher wurde zunächst ein Erfolgsmodell mit Leitfragen und Erfolgsfaktoren formuliert. Beispielsweise: „Wie ist eine Überführung in eine dezentrale Struktur entsprechend der definierten Erfolgsfaktoren zu bewerten?“, oder: „Wie kann Führung und Zusammenarbeit so verbessert werden, dass notwendige Entscheidungen direkt vor Ort getroffen werden können?“

Damit waren die Ziele gesteckt, die Erfolgsfaktoren benannt und das grundsätzliche Vorgehen definiert: nämlich die Entwicklung eines dezentralen Steuerungsmodells unter Einbeziehung von Führungskräften und Mitarbeitern.

In einer Informationsveranstaltung, an der die Leitung der KST, Mitarbeiter verschiedener Zuständigkeitsbereiche sowie eine Vertretung des Personalrates anwesend waren, wurde offen über die Ziele, die spezifischen Herausforderungen sowie das geplante Vorgehen berichtet. Dies gab allen Beteiligten die Möglichkeit, aus erster Hand informiert zu sein, Fragen und Bedenken äußern zu können und eigene Sichtweisen und Anregungen einzubringen.

Erarbeitung und Konkretisierung des neuen Konzeptes

Was dann folgte, waren mehrere Workshops, in denen Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche und ihre Führungskräfte intensiv am neuen Konzept arbeiteten.

Um die geplante Dezentralisierung zu erreichen, wurden die Anforderungen und Konsequenzen gemeinsam beleuchtet und in Simulationen „durchgespielt“:

In welche geographischen Regionen kann das Stadtgebiet sinnvoll aufgeteilt werden? Welche Kolonnen sind für die definierten Quartiere zuständig? Welche Teamzusammenstellungen ergeben sich daraus? Wer startet wann von welchem Standort aus, und was passiert bei personellen Engpässen? Welches technische Equipment ist nötig?

Es war beeindruckend zu erleben, mit welchem Engagement die Mitarbeiter diskutiert haben und welch hoher Stellenwert der guten Qualität ihrer Arbeit zugesprochen wurde: Ob es um die bestmögliche Bepflanzung und Pflege von öffentlichen Grünanlagen, die Sicherheit von Spielplätzen oder die Sauberkeit der Straßen ging: Alle haben sich für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich eingebracht, so dass die großenteils langjährigen, spezifischen Erfahrungen und Kenntnisse in das gemeinsam erarbeitete Konzept einflossen.

Auch die notwendigen Voraussetzungen für die Umsetzung eines solchen Konzeptes wurden klar benannt. Denn die neue Struktur erfordert zwingend, dass teils neue Rollen, Stellenbeschreibungen und Fragen der Besoldung geklärt sind.

Für all diese Themen wurde den MitarbeiterInnen ein Rahmen zur Verfügung gestellt, in dem mögliche Modelle entwickelt, simuliert und teils auch wieder verworfen werden konnten. Auswirkungen und Konsequenzen wurden für alle Beteiligten transparent.

So entstand schließlich ein von allen getragenes Konzept für ein dezentral gesteuertes Quartiermodell, in dem die jeweiligen Leistungen und dafür notwendigen Ressourcen beschrieben sind.

Link-Tipp

Wie steht es um Ihre Kommunalen Servicebetriebe? Wollen Sie Ihre internen Prozesse optimieren und stabilisieren? Sind neue Rollen erforderlich? Bringt die voranschreitende Digitalisierung neue Anforderungen an die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte mit sich?

Die teils unterschiedlichen Erwartungen, die von Bürgern, der Politik und den eigenen Mitarbeitern an städtische und kommunale Servicebetriebe gestellt werden, können vielfältig und komplex sein.

Wir konzentrieren uns gemeinsam mit Ihnen auf das, was realistisch ist und tatsächlich umgesetzt werden kann.

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