Knappe Ressourcen im Kreuzfeuer der Prioritäten

Ressourcen sind immer knapp. Doch wer entscheidet, wann welche Mittel eingesetzt werden? Derjenige, der am lautesten ruft. Der, der die besseren Statistiken vorweist? Oder vielleicht derjenige, der die Prioritäten argumentieren kann?

Es gibt unzählige Methoden zur strategischen Projektsteuerung und Ressourcenplanung. Ganze Ausbildungsreihen für Projektleiter, PMOs und Projektportfoliomanager. Und doch geraten Veränderungsvorhaben und Projekte immer wieder in die Krise. Die Gründe hierfür sind genauso vielfältig wie die Menschen selbst, die in den Projekten involviert sind.

Eine Frage, die jeden Projektleiter beschäftigt: Wie schaffe ich es mit den vorhandenen Ressourcen auszukommen beziehungsweise diese optimal auszuwählen und einzusetzen?

Link-Tipp

Update: Aufgrund der positiven Rückmeldungen aus dem Netzwerk Projektmanagement wird der interaktive Workshop im März 2021 erneut durchgeführt. Dieses Mal im Hinblick auf die Strategisch Kapazitätsplanung im Immobilien- oder Bauprojekt. Weitere Informationen folgen in Kürze.

Veranstaltungshinweis

Am 24. September 2020 findet bei der IHK Reutlingen eine Veranstaltung zum Thema „Strategische Kapazitätsplanung – knappe Ressourcen optimal einplanen“ statt.

Alexander Ott, ILTIS GmbH, wird gemeinsam mit den Mitgliedern der IHK ein Erfolgsmodell erarbeiten und Priorisierungen durchführen. Die Teilnehmer erfahren, wie sie auf einer unsicheren Basis knappe Ressourcen schlüssig priorisieren und ihre individuellen Erfolgskriterien dabei im Auge behalten.

Das Ringen um die Ressourcen beginnt

Egal, ob wir ein Projekt oder Veränderungsvorhaben planen, es kommt immer zu Überraschungen. Es ist gut, wenn diese dann im Rahmen von Projektbudgets, Zeit und personellen Bedingungen zu lösen sind.

Häufiger ist jedoch der Fall, dass im Verlauf ungeplante Aktionen den Weg kreuzen. Dann geraten der Masterplan und unser Projektportfolio ins Wanken. Es besteht die Gefahr, dass die neuen Projekte sich über die schon angefangenen Maßnahmen legen – und auf einmal Priorität haben. Sich nach vorne drängeln, sodass der neue Bedarf an Maßnahmen oder sogar an neuen Projekten die verfügbaren Ressourcen übersteigt.

Was also ist zu tun?

Schauen Sie auf Ihr Erfolgsmodell!
Schauen Sie auf Ihre Priorisierung!

Überprüfen Sie die neuen Projekte und Aufgaben und treffen Sie dann Ihre Entscheidungen.

Den Fokus setzen: Ressourcen passend zum Erfolg planen

Jedes Projekt startet mit vielen Wünschen und Interessen aller Beteiligten. Zwar werden Ziele gesetzt, sie sind jedoch meist vage formuliert, um möglichst allen gerecht zu werden. Zum anderen sind es oft viel zu viele.

Damit Sie in der Umsetzungsphase Ressourcen überhaupt optimal einsetzen können, sollten Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist und auf das, an was Sie glauben.

Sie planen Ressourcen nicht beliebig. Sondern optimal auf wenige aber machbare Ziele. Und nur wer Ziele hat, kann Prioritäten setzen.

Das Erfolgsmodell schafft Transparenz und Sicherheit für das weitere Vorgehen. Selbst wenn es sich nur um ein vereinfachtes Erfolgs-Modell handelt. Bereits in der frühen Phase findet eine Überprüfung der Machbarkeit statt. Das spart Ressourcen, da Mängel und Konflikte noch vor Beginn der Umsetzung kostengünstig beseitigt werden können.

Die Priorisierung: Ressourcen gezielt einsetzen

Die Kunst ist es, aus vielen unterschiedlichen Meinungen und Interessen diejenigen herauszufiltern, die wirklich wichtig für den Projekterfolg sind. Und zwar nicht nur zum Projektstart, sondern oder vor allem im Verlauf der Projektumsetzung.

Dazu bedarf es Kriterien. Kriterien, die bei der Entscheidung helfen, was umgesetzt wird. Vor allem dann, wenn sich im Umfeld Änderungen ergeben und sich dadurch auf einen Schlag die Prioritäten verschieben.

Dabei helfen Ihnen die Erfolgsfaktoren! Priorisieren Sie die vorgeschlagenen Verbesserungen und das „was man noch alles machen könnte“ hinsichtlich der Erfolgsfaktoren. Dadurch setzen Sie Ihre Ressourcen gezielt für den von Ihnen gewünschten Erfolg ein.

Jede Verbesserung wird hinsichtlich der zuvor gemeinsam vereinbarten Erfolgsfaktoren durch die Beteiligten selbst gewichtet. Das gibt jedem ein gleichberechtigtes Stimmrecht. Denn oftmals wird die Dringlichkeit oder Priorität von der Hierarchie bewertet.

Anschließend werden die Verbesserungen nach Wirkung und Zeit als auch Aufwand und Budget auf einer Skala von niedrig bis hoch bewertet.

Zusätzlich werden die vorliegenden Vorschläge zur Umsetzung kategorisiert. In Maßnahmen, Aufgabenpakete, Sofortmaßnahmen oder auch Aufgaben, die nicht umgesetzt werden oder erst später in Angriff genommen werden. Schritt für Schritt kristallisieren sich die To-dos heraus, die von allen Beteiligten getragen werden

Das gemeinsame Priorisieren der zukünftigen Aufgaben sichert das Commitment aller Projektbeteiligten, wenn es um die Umsetzung und den Ressourceneinsatz geht. Alle waren am Entscheidungsprozess beteiligt und kennen die Konsequenzen.

Und vor allem: Sie wissen nun, welche Ressourcen überhaupt notwendig sind. Jetzt können Sie die vorhandenen Ressourcen bestmöglich mit dem größtmöglichen Nutzen einsetzen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, Ressourcen zu planen und konkret zuzuweisen. Und zwar so, dass sowohl die Projektarbeit als auch das Tagesgeschäft erledigt werden können.

Dieses Vorgehen wiederholen Sie, sobald sich neue Prioritäten ergeben. Gewichten und bewerten Sie diese anhand der vereinbarten Erfolgsfaktoren und zu den schon bestehenden Aufgaben.

Der Vorteil: Sie haben eine gemeinsame und transparente Basis für die Ihre Entscheidung. Und gegebenenfalls müssen Sie bei tiefgreifenden Umfeldveränderungen Ihre Erfolgsfaktoren überprüfen.

Übrigens: Laut der Studie der KPMG, IPMA und AIPM (2019) führen 63% der befragten Unternehmen Projekte mit Change Management Kompetenzen durch. Das heißt: die Zukunft des Projektmanagements liegt mehr in der strategischen Ausrichtung als in der methodischen Abwicklung von Projekten. In der Konsequenz benötigen Projektmanager also verstärkt Fähigkeiten aus diesem Bereich. Wobei auffällig ist, dass zwischenmenschliche Kompetenzen von den Befragten als relevant erachtet werden.

Auch wir verfolgen den Ansatz eines pragmatischen Change-Managements. Egal ob im großen Veränderungsvorhaben oder im Projekt. Dabei stehen bei uns die Menschen im Mittelpunkt. Also Ihre wichtigste Ressource. Denn Erfolge entstehen dort, wo Menschen gemeinsam handeln. Wo aus Betroffenen Beteiligte werden!

Handeln Sie mit uns!

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Über ILTIS

ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung Ihrer neuen Geschäftsmodelle und Veränderungsvorhaben. Dabei bringen wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammen, dass daraus wirkungsvolles Handeln resultiert.