Digitalisierung: CDO, CIO oder doch HVB?
Nachgefragt: Herrscht in Ihrer Kommune oder Ihrem Unternehmen Klarheit über das Rollenverständnis in Bezug auf die Digitalisierung? Wer ist bei Ihnen verantwortlich für die Digitalisierung? Wer entscheidet? Wer ist oder wird beteiligt?
Sind die Rollen des Chief Information Officer (CIO) oder die des Chief Digital Officer (CDO oder Digitalisierungsbeauftragter) in der Praxis etabliert? Oder gilt „Digitalisierung ist Chefsache“? Und heißt das, dass in Ihrer Kommunalverwaltung die Verantwortung beim Hauptverwaltungsbeamten (HVB), also dem/der (Ober-)BürgermeisterIn liegt. Und kennen die Verantwortlichen Ihren Auftrag?
Bei Digitalisierungsvorhaben gibt es elementare Fragen, die Sie klären sollten.
Rollenbilder innerhalb der Verwaltung
Laut der Kurzstudie „Digitale Kommune: Eine Typfrage“ ist die Rolle des CDO, des Chief Digital Officer (oder auf Deutsch: des Digitalisierungsbeauftragten) inzwischen etabliert. Er oder sie treibt die Digitalisierung in einem ganzheitlichen und fachübergreifenden Sinne: technisch, organisatorisch und sozio-kulturell.
Die Rolle des CIO, des Chief Information Officer, hingegen scheint wenig präsent zu sein. Was erstaunlich ist. Denn allen Aussage zufolge sieht man die Verantwortung für die Digitalisierung eindeutig bei den Fachbereichen IT und Organisation.
Unter dem Aspekt „Zukunftsfähigkeit der Kommunen“ ist klar: Die Hauptverantwortung sollte beim HVB, also bei der Verwaltungsspitze liegen. Er oder sie kann vom CDO (dem Digitalisierungsbeauftragen) unterstützt werden. Doch auch hier zeigt sich bei den befragten Kommunen ein Bild, das überrascht: Die Verwaltungsdigitalisierung scheint doch noch wenig von der „Spitze“ getrieben. Sie ist zwar als wichtiges Thema erkannt, wird aber eher als „ein Geschäft der laufenden Verwaltung“ gesehen.
Insgesamt wird das Rollenverständnis in Bezug auf die Digitalisierung laut der Kurzstudie in Verwaltungen noch sehr unterschiedlich interpretiert: Wer hat die Verantwortung für die Digitalisierung? Wer treibt die Umsetzung der Digitalisierung der örtlichen Gemeinschaft, sprich: Wer ist das „Gesicht nach außen“?
Klarer Auftrag, klare Rolle!
Unsere Erfahrung bei ILTIS ist: Die Bezeichnungen wie CDO, CIO oder HVB sind sekundär. Die ändern sich je nach Megatrend. Viel wichtiger ist, wenn Ihr Digitalisierungsvorhaben oder Ihre Veränderung gelingen soll, die Verantwortlichen zu benennen. Inklusive deren Entscheidungsbefugnisse.
1. Holen Sie sich die richtigen Leute ins Boot.
Legen Sie einen Steuerkreis / Lenkungskreis und das Digitalisierungs-Team (Führungskräfte und Mitarbeiter) fest. Gegebenenfalls holen Sie sich interne oder externe Partner hinzu. Sobald Sie erkennen, dass in Ihrem Team einzelne Kompetenzen fehlen, thematisieren Sie das. So können Sie frühzeitig Folgeprobleme beseitigen.
2. Legen Sie den Auftrag fest!
Jeder muss den Auftrag kennen.
- Wie lautet der Auftrag? Was gehört dazu? Und (oft vergessen, aber entscheidend) was gehört nicht dazu?
Zur Beschreibung des Auftrags gehört auch
- eine Analyse der Ausgangssituation (Alte Welt: Wo kommen wir her?)
- der Umfang der Veränderung (Neue Welt: Wo wollen wir hin? Was ist der Veränderungsbedarf?)
- die Definition des organisatorischen Rahmens (also Startpunkt, Dauer, Regelkommunikationen, Standards) und
- die Festlegung der beteiligten Rollen samt konkret beschriebenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.
Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, wer beteiligt ist und welche Nahtstellen es gibt. Sobald Sie das Procedere vereinbart haben, weiß jeder, wer welche Aufgaben verantwortet, wie Entscheidungen getroffen und Ressourcen gesteuert werden. Und wie das Eskalationsmanagement aussieht.
3. Legen Sie das Procedere fest!
Sowohl Ihr Team als auch die Beteiligten in den einzelnen Handlungsfeldern müssen wissen, wozu das Vorhaben dienen soll, was es will. was es kann und darf (und: was nicht).
Mit einem vereinbarten Vorgehen und Eskalationsmanagement findet zugleich auch eine detailliertere Rollenklärung statt.
- Wer plant und entscheidet?
- Wer steuert Ressourcen?
- Wer ist wann und worüber zu informieren?
Machen Sie auch Ihre Fortschritte und Entscheidungen transparent. Ebenso wie Sie die Eckpfeiler des Auftrags und das Procedere schriftlich festhalten, sollten auch Entscheidungen, Ergebnisse und Aufgaben auf der Ebene des gesamten Projekts wie auch in den einzelnen Handlungsfeldern dokumentiert sein.
Es geht jedoch nicht nur um die Rollen und Verantwortungen einzelner Personen oder Mitarbeiter in Kommunen oder in Unternehmen.
Für die Kommune als Organisationseinheit erfordert die Digitalisierung ein neues Rollenbild. Neue Formen der Zusammenarbeit mit der örtlichen Gemeinschaft sind vonnöten, besonders wenn eine weitreichende Digitalisierung wie beispielsweise eine Smart-City-Strategie ansteht. Auch neue sozio-kulturelle Infrastrukturen verändern die bisherige Rolle der Kommunalverwaltungen. Sie gestalten mit.
Gleiches gilt für Unternehmen. In den meisten Leitbildern finden sich schon längst Schlagworte wie „gesellschaftliche Verantwortung“ oder, neudeutsch, „Corporate Social Responsibility“. Mit dem digitalen Wandel wird diese Verantwortung ergänzt um „Corporate Digital Responsibility“. Denn ein verantwortungsvoller Umgang mit Big Data, Künstlicher Intelligenz oder den digitalen Produkten und Services wird von Mitarbeitern und Kunden erwartet.
Digitalisierung ist mehr als die Einführung einer neuen Software! Lesen Sie hierzu auch unsere Leitgedanken für Digitalisierer. Sie spiegeln die Eckpunkte wider, die eine erfolgreiche Umsetzung fördern – oder zu Stolpersteinen werden können. Denn bei all dem technischem Ãœberbau, der bei Digitalisierungsprojekten im Vordergrund steht, steht für uns bei ILTIS nach wie vor der Mensch im Mittelpunkt.
Für Ihre erfolgreiche Umsetzung!
Ãœber ILTIS
ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung Ihrer neuen Geschäftsmodelle und Veränderungsvorhaben. Dabei bringen wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammen, dass daraus wirkungsvolles Handeln resultiert.