Wir schaffen die Baubeschleunigungsbehörde!

In einer Kommune im Südwesten Deutschlands haben wir die Abläufe des Baugenehmigungsverfahrens optimiert. Geschwindigkeit war das Hauptanliegen unseres Auftraggebers, des Bürgermeisters. Und wir haben es geschafft, dass 1/3 aller Anträge in der Hälfte der Zeit bearbeitet werden. Bereits nach 2 Tagen konnten wir die ersten Erfolge erreichen. Ganz ohne zusätzliches Personal.

Aus einer Gemeinde mit ca. 20.000 Einwohnern erhielten wir unlängst einen Anruf des amtierenden Bürgermeisters. Sein Anliegen: immer wieder erreichten ihn Beschwerden von Bürgern, deren Baugenehmigung die gesetzlichen Fristen deutlich überschritten. Selbst einfache Carports konnten nicht innerhalb der gesetzlich vorgegeben Zeit genehmigt werden.

Was war das Ziel?

Das Ziel war recht schnell ausgemacht: wir brauchten Klarheit darüber, wo Zeit verloren geht und welche Möglichkeiten es gibt, den Ablauf zu beschleunigen. Dies würde automatisch die Reklamationen, die direkt beim Bürgermeister aufschlugen, reduzieren.

Zwei unserer Berater führten mit allen Mitarbeitern des Baurechts mehrtägige Workshops durch. Vom Sekretariat bis zum Amtsleiter saßen alle an einem Tisch. Der aktuelle Ist-Prozess wurde unter die Lupe genommen, mit dem Ziel Zeitfresser zu eliminieren.

Nach einem halben Tag herrschte bei allen Beteiligten Einigkeit darüber, dass der derzeitige Prozess optimal sei. Die Kommunikation beider Abteilungen wurde als reibungslos beschrieben, beide Bausachverständige beschrieben ihr Handeln als bürgerorientiert und Überschreitung der Fristen wurde auf die derzeitige Arbeitslast zurückgeführt.

Unseren beiden ILTIS-Beratern wurde klar, dass hier Scharade gespielt wird und das wirkliche Problem nicht auf den Tisch kommt. Alle Ansätze der Verbesserung endeten in Grundsatzdiskussionen, allgemeinem Fabulieren oder wurden in der Theorie schön geredet. Am Kern waren wir noch lange nicht. Hier musste das Alltagshandeln in den Workshop rein.

Unsere Berater baten daher eine der beiden Sekretärinnen, drei neu eingegangene Bauanträge mitzubringen. Nun wurde anhand dieser konkreten Vorgänge der Ablauf simuliert. Dieses konkrete Handeln brachte die wirklichen Konflikte zum Vorschein. Es kam zur Eskalation. Zwei Mitarbeiter gerieten innerhalb weniger Minuten über den aktuellen Vorgang in einen heftigen Streit. Kurz zusammengefasst lässt sich sagen, ein Verwaltungsfachmann stand im Ring mit einem Bautechniker und stritt über Gestaltungsaspekte des Bauvorhabens und Auslegung der Landesbauordnung. Zu guter Letzt schaltete sich der Amtsleiter ein und brachte die Erwartung des Bürgermeisters und damit die politische Ebene in den Disput ein. Es flogen die Fetzen. Das führte letztlich dazu, dass unsere beiden ILTIS-Berater eingriffen, um die Situation nicht eskalieren zu lassen. Das Hauptproblem war nun allen Beteiligten bewusst. Darüber hinaus wurde nun auch klar, warum im Prozess zu Beginn ein aufwändiger Umlauf integriert worden war. Jeder neue Bauantrag ging direkt zu Beginn durch alle Abteilungen, um die Konflikte, die wir live erlebt hatten, zu vermeiden. Gelöst wurde in diesem Prozess nichts, sondern lediglich vertagt.

Unser Ansatz

Bereits am zweiten Tag des Workshops wurde eine „Baukonferenz“ eingeführt. Jeder neue Bauantrag wurde so besprochen, dass jeder Teilnehmer in maximal 5 Minuten zu dem Antrag seine Impulse liefern konnte. Im ersten Durchlauf wurde immer noch ausreichend diskutiert und besonders das Zuhören fiel einigen Mitarbeitern schwer. Zunehmend bildeten sich aber Kriterien heraus, nach denen die Diskussion verlief. Brandschutz, Entwässerung und das Vorhandensein eines Bebauungsplanes kamen immer wieder vor. Als die Kriterien transparent waren, fielen Diskussionen viel leichter und waren deutlich weniger emotional. Diese „Baukonferenz“ wurde an jenem Tag fünf Mal durchgespielt. Zu erledigende Aufgaben oder noch fehlende Unterlagen der jeweiligen Bauherren wurden direkt als Aufgabe festgehalten. Bereits am Ende des zweiten Workshop-Tages gelang es, entlang dieser Kriterien eine Baukonferenz zu führen und mehr Bauanträge zu sichten, als in den 14 Tagen davor. Bemerkenswert war darüber hinaus, dass es fast 1/3 Anträge gab, über die kaum diskutiert wurde, und bei denen Einigkeit herrschte und einer Genehmigung im Grunde genommen nichts im Weg steht.

Unsere Umsetzung fokussierte damit auf zwei Optimierungsansätze:

Baugenehmigungen wurden in dieser Gemeinde in der Alten Welt über ein aufwändiges Umlaufverfahren erstgesichtet, um Konflikte zu vermeiden. Darüber hinaus gab es keinerlei feste Kriterien, nach denen ein Dialog stattfinden konnte.

In der Neuen Welt gibt es dafür das Format der „Baukonferenz“, in der jeder neu eingegangene Bauantrag besprochen wird. Nach festen Kriterien hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit Anmerkungen oder Fragen vorzubringen. Themen, die einer Entscheidung bedürfen, können oft vom Amtsleiter unmittelbar getroffen werden.

In Veränderungssituationen lohnt ein Blick auf die tatsächlich gelebten Ist-Prozesse in jedem Fall.

Eine Simulation anhand konkreter Vorgänge kann Befindlichkeiten und Prozesshindernisse innerhalb kürzester Zeit zu Tage fördern. Ohne die Transparenz über diese Themen muss jeder neue Soll-Prozess in der Praxis scheitern.

Unser Geschäft besteht darin, dass wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammenbringen, dass Menschen kraft- und wirkungsvoll und strategiegemäß handeln können.

Wir begleiten Ihre Kommune in eine Neue Welt mit mehr Bürgerorientierung, weniger Komplexität und effizienteren Abläufen.

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