OZG-Umsetzung: Nicht das „Ob“, sondern das „Wie“ zählt!

Es ist keine Frage, ob Kommunen das Online-Zugangsgesetz (OZG) umsetzen. Es ist vielmehr die Frage, wie sie es umsetzen! Nutzen Sie das OZG als ein Element, das Sie langfristig voranbringen kann: Als ein Treiber für Ihre Digitalisierung.

Wahlkampf, Pandemie und, nicht zu vergessen: die Umsetzung des OZG – diese gesetzliche Vorgabe zu erfüllen, steht nach wie vor ganz oben auf der Agenda von Kommunen. Bis Ende 2022 muss Bürgern in Deutschland der Zugang zu Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital angeboten werden und die Verknüpfung über einen Portalverbund gegeben sein. Unzählige Informationsportale, Expertengruppen und Gremien entwickeln Lösungen in Digital-Laboren, und auch Modell-Kommunen erarbeiten Vorschläge. Ziel ist es, diese Lösungen nach dem „Einer für Alle“- (EfA-)Prinzip für andere Kommunen nachnutzbar zur Verfügung zu stellen sowie OZG- und rechtskonform anzubieten.

In diesem komplexen Gefüge fragen sich viele: Wer macht was bis wann, und wie? In Teilen gibt es hierauf bereits klare Antworten:

Das „Wann“ wird vom OZG vorgegeben: bis Ende 2022. Haken dran!
Das „Was“ ist durch den OZG-Umsetzungs-Katalog definiert. Ebenfalls Haken dran!
Das „Wer“ und das „Wie“… kein Haken, jedenfalls kein offensichtlicher. Ein komplexes System von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten versucht, hier Antworten zu geben. Doch diese sind nicht immer eindeutig, und so entsteht Raum für Interpretationsmöglichkeiten – und für Verunsicherung.

So stellt das komplexe Zusammenspiel zuständiger Strukturen, Gremien und Einrichtungen eher ein Hindernis als eine Erleichterung für die Handlungsfähigkeit von Kommunen bezüglich digitaler Verwaltungsmodernisierung dar.

Für Verwaltungen stellen sich bei der Digitalisierung oft sehr praktische Fragen der Umsetzung:

Wie und wo fange ich bei der Digitalisierung an?
Welche Vorgänge muss ich überhaupt digitalisieren, um die Anforderungen des OZG zu erfüllen?
Gibt es Standards, die ich einsetzen kann, und wo finde ich die?
Wie löse ich die Schnittstellen zu meinen Fachverfahren im Backoffice?
Wie komme ich zu einer medienbruchfreien Digitalisierung meiner Prozesse?
Welche Fähigkeiten oder neue Rollen benötige ich in meinem Team?
Und: Welche Ressourcen sind dafür nötig, und woher soll ich die nun nehmen?

Speziell für Baden-Württemberg: Ziel erreicht mit dem Universalprozess?

Nutzen Kommunen in Baden-Württemberg das Länderportal service-bw.de als Onlineschnittstelle und verknüpfen sich untereinander über den sog. Universalprozess, können sie ihre Verpflichtung zur Umsetzung des OZG auf den ersten Blick relativ einfach erfüllen. Laut Pressemitteilung vom 29.12.2020 gibt es ein detailliertes Informationsangebot zu rund 1.000 Verwaltungsleistungen. Und zur Nachnutzung stehen derzeit insgesamt 18 digitale Verwaltungsleistungen zur Verfügung. Gleichzeitig wird mit der Anbindung an das baden-württembergische Landesportal sichergestellt, dass die Anforderungen an die digitale Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen und deren Verknüpfung über einen Portalverbund sichergestellt sind.

Bauanträge vollständig digital auf service-bw.de

Darüber hinaus scheint die erste Stufe zum digitalen Bauamt in Baden-Württemberg abgeschlossen zu sein. Der Online-Antrag wird auf service-bw.de, der zentralen E-Government-Plattform des Landes, angeboten. Voraussetzung ist die Aktivierung des Online-Verfahrens durch die Baurechtsbehörden. (Quelle: Baden-Württemberg: Bauanträge vollständig digital.Kommune21. 2021-05-11)

Der schnelle Blick auf die Entwicklung suggeriert ein positives Bild: 50 Prozent der 575 Verwaltungsleistungen sind online. Was aber zunächst nur bedeutet, dass eine Leistung digital beantragt werden kann. Die digitale Abwicklung ist etwas ganz anderes.

OZG-Erfüllung ist nur eine „Teil-Digitalisierung“

Nach dem Modell der EU-Kommission gilt die OZG-Verpflichtung mit der sog. „Stufe 3“ des Universalprozesses als erfüllt. Doch schon ab „Stufe 2“ im Reifegradmodell ergeben sich Auswirkungen auf interne Prozesse, die ein erweitertes Verständnis für Digitalisierung erfordern. Allein das Einrichten eines digitalen Eingangs in Form eines zentralen Postfachs kann verwaltungsinterne Abläufe verändern. Die bisherige Aufgabenerledigung und Rollenkonzepte sind zwangsläufig zu überdenken.

Wer kurzfristig in einer schnellen Umsetzungsvariante denkt, handelt langfristig gesehen zu kurz.

Die Stadt Karlsruhe gilt als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Doch was hat Karlsruhe besser gemacht als andere? Im Interview erklärt Oberbürgermeister Frank Mentrup unter anderem, dass die Themen IT und Digitalisierung konsequent an einer Stelle gebündelt und dass wichtige Prozesse und Produkte harmonisiert wurden.

Jede Krise birgt die Chance, Schwächen und Lücken aufzudecken. Wie groß die Lücken auch bei der Digitalisierung sind, hat die Corona-Pandemie schonungslos offengelegt. Der erst vor kurzem veröffentlichte Monitor Digitale Verwaltung #5 des Normenkontrollrats zeigt, dass Deutschland nach wie vor im europaweiten Vergleich einen Platz auf den hinteren Rängen einnimmt.

Zudem scheitert die Digitalisierung noch immer an den komplexen Strukturen des Föderalismus. Eine flächendeckende digitale Umsetzung von Verwaltungsdienstleistungen jedoch würde allen Beteiligten einen echten Vorteil verschaffen. Effiziente, nutzerzentrierte Prozesse können Mitarbeiter*innen und Bürger*innen entlasten sowie dem Fachkräftemangel in Kommunen entgegenwirkenden.

Komplexität reduzieren

Wir von ILTIS diskutieren mit Ihnen nicht über das „Ob“ der OZG-Umsetzung. Wir klären mit Ihnen das „Wie“. Dabei ist unsere Empfehlung in Bezug auf das OZG: Nutzen Sie die gesetzliche Notwendigkeit als Vorteil für sich selbst und verstehen Sie das OZG als einen Treiber für eine digitale Transformation Ihrer Verwaltung. Dann wird das OZG zu einer zusätzlichen Rahmenbedingung, die gesetzt ist und die es zu erfüllen gilt. Doch das heißt nicht, dass Sie bei der OZG-Umsetzung stehenbleiben müssen: Digitalisierung kann und ist viel mehr, als die Entgegennahme eines Online-Antrags.

Gerade bei dem großen Thema Digitalisierung greifen wir auf unseren pragmatischen Change-Management-Ansatz zurück. Warum pragmatisch? Weil unser Vorgehen Sie dazu auffordert, sich über Ihre Ziele klar zu werden und Maßnahmen zu priorisieren, die machbar sind. Das sichert Ihnen – über 2022 hinaus – die Zukunftsfähigkeit Ihrer Verwaltung.

Mit uns nähern Sie sich Ihrer digitalen Transformation in Etappen. Und ganz zu Beginn, in der ersten Phase, sprechen wir mit Ihnen (noch) nicht über fehlenden Laptops. Das kommt auch, aber später. Zunächst klären wir mit Ihnen die für Sie machbaren und von Ihnen gewünschten möglichen Stufen Ihrer digitalen Veränderung und den angestrebten Grad der Digitalisierung in Ihrer Verwaltung.

Das hört sich einfach an, ist aber oft schon der erste Belastungstest auf Ihrem Weg zur Digitalisierung. Denn Sie überprüfen an dieser Stelle sowohl Ihr Leistungsversprechen gegenüber der Öffentlichkeit als auch die Machbarkeit der Umsetzung in Ihrem Haus. Vor allem aber haben Sie die Chance, sich selbst, Ihr Amt, Ihre Kommune in Richtung Zukunftsfähigkeit zu positionieren.

Reduzieren Sie die Komplexität Ihrer Digitalisierung und fokussieren Sie auf das, was für Sie machbar und langfristig wirkungsvoll ist!

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