Change-Management: Digitalisierung ist Geschwindigkeit mit Plan

Die Erwartungen an die Digitalisierung sind groß. Die Ernüchterung gegebenenfalls auch. Wenn schnelle Erfolge trotz agiler Methoden ausbleiben.

Die Erwartung? Schnelle Erfolge. Denn Digitalisierung geht ja quasi automatisch. Und gerade agile Projekte und der Einsatz agiler Methoden verleiten zu schnellen Ergebnissen.

Doch die Ernüchterung holt die Verantwortlichen schnell auf den Boden der Tatsachen zurück: Digitalisierungsvorhaben sind eben auch nur ganz normale Change-Vorhaben. Und diese benötigen bekanntlich Zeit. Insofern ist es gut, wenn Digitalisierungsbeauftrage die Prinzipien und Grundlagen des Change-Managements kennen.

Gerade im Bereich Digitalisierung, in dem die technische Entwicklung schnell vorangeht, läuft das eine oder andere Projekt Gefahr, sich selbst zu überholen und kommt in der Folge nie im Ziel an. Die neuen Systeme sind gekauft, das Postfach eingerichtet – doch die Organisation ist noch weit vom Ziel entfernt.

Warum? Weil das „Was?“, „Wozu?“ und das „Wie?“ nicht ausreichend geklärt wurden.

Ziele und Anforderungen erheben

Ohne ein klar definiertes Ziel am Anfang, läuft Ihr Team los und trifft auf dem Weg der Umsetzung möglicherweise elementare Fehlentscheidungen. Es wird das falsche System gekauft, was Zeit und Geld kostet. Es werden Wirkungszusammenhänge und Konsequenzen nicht durchdacht.

Gerade wenn es um Arbeitsabläufe, Zusammenarbeitsmodelle und deren Digitalisierung geht, ist es wichtig, Orientierung zu schaffen. Sonst besteht die Gefahr, bei der Vielzahl unterschiedlichster Anforderungen den Fokus zu verlieren.

Mit Hilfe eines Priorisierungsmodell lassen sich die Anforderungen aus dem Kreis Ihres Teams und der Stakeholder bezüglich ihrer Relevanz bewerten. Wichtig ist dabei im Dialog mit den Beteiligten zu erfahren:

Wer will was genau?
Was wird wirklich gebraucht?
Und vor allem wozu?

Durch die Präzisierung der Anforderungen und des Zielbildes können Sie Ihre Software sorgfältiger auswählen. Egal ob gekauft oder selbst entwickelt, sie kennen die aktuellen Anforderungen und auch die mögliche Weiterentwicklung.

Übrigens
Die Anforderungen aus Sicht der Anwender*innen zu beschreiben, ist das eine. Etwas an-deres ist es, diese Beschreibungen so zu formulieren, dass ohne verständnisbedingte Rei-bungsverluste ein IT-Programm entwickelt oder adaptiert werden kann.
Aus diesem Grund ist es gut, vorab User Stories zu erstellen, fachbereichs- und system-übergreifend. Dies stellt sicher, dass die Schnittstellen zwischen verschiedenen Rollen und Aufgaben zu Nahtstellen werden. So entsteht für die Anwender ein durchgängiges Systemerlebnis.
Wir von ILITS setzen auf Simulationen, mit deren Hilfe sowohl Prozessabläufe und das künftige System im Vorfeld hinsichtlich der Alltagstauglichkeit getestet werden. Die Ergebnisse und Feedback fließen wiederum in das Anforderungsmanagement ein. Immer im Blick: die Erfolgsfaktoren. Anhand dieser wird jede Anforderung geprüft.
Dadurch ist das Anforderungsmanagement ein fest etablierter Verbesserungsprozess, der auch nach dem Übergang in die neue Welt noch dafür sorgt, dass die eingeführte Lösung sich kontinuierlich den kleineren und größeren Veränderungen des Arbeitsalltages anpas-sen kann.

Den Masterplan ableiten

Digitalisierung ist mehr als Software! Aus diesem Grund ist neben einem klaren Fokus und Anforderungen ein Masterplan, welcher Abhängigkeiten zeigt, Einschätzungen verdeutlicht und Perspektiven integriert, unabdingbar.

Denn je mehr Beteiligte und Betroffene es gibt und je schneller, konsequenter, flächendeckender und nachhaltiger es vorangehen soll, desto wichtiger ist eine saubere Change-Architektur.

Aufbauend auf Ihrem Erfolgsmodell entsteht der Masterplan. Er konkretisiert die Handlungsschwerpunkte:

Den Planungsrahmen bestimmen:
Rahmenbedingungen, Ziele, Planungshorizont, Handlungsfelder
Meilensteine festlegen:
Terminvorgaben (bspw. OZG), Terminabhängigkeiten, wichtige Meilensteine
Wahrnehmbare Ergebnisse planen:
Rückwärts planen, vorwärts planen, Mitarbeiter- und Führungsperspektive planen
Herausforderungen meistern:
Risiken, Chancen und Hürden einschätzen
Vereinbarungen treffen:
Wer macht was bis wann?

Mit Hilfe eines Masterplans können Sie Aufgaben und Termine besser einschätzen. Außerdem ermöglicht er Ihnen eine gute Steuerung des Vorhabens. Er zeigt auf, ob das Veränderungsvorhaben auf einem guten Weg ist. Falls Ziele nicht erreicht werden, können Sie Konsequenzen ableiten und notwendige Entscheidungen herbeiführen.

Digitalisierung in wirkungsvolles Handeln bringen

Nehmen Sie Ihre Digitalisierung selbst in die Hand!

Wir bei ILTIS setzen auf wirkungsvolles Handeln. Hinter jedem Leitgedanken steckt eine zentrale Vorgehensweise, die Ihnen hilft, Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und wichtige Meilensteine zu definieren.

Veränderungen in wirkungsvolles Handeln bringen

Nachbesserungen und Korrekturen, die aus unzureichender Planung oder einem fehlenden Anforderungsmanagement entstehen, kosten Geld, Zeit und Motivation. Bauen Sie deshalb wie in jedem anderen Projekt auf eine gute Planung.

Bauen Sie auf eine Planung, die neben Zahlen, Daten und Fakten (Hardfacts) jedoch auch immer Relevanz, Akzeptanz, Beteiligung, Commitment (Softfacts), die Verteilung von Beteiligten und Betroffenen sowie die zwischen ihnen bestehenden sozialen Kräftefelder im Blick behält.

Wir starten mit Ihnen dort, wo Sie ankommen wollen. Wir tauchen gemeinsam mit Ihnen in das Bild von Ihrer Neuen Welt ein. Welche Leistungen erwarten Ihre externen und internen Kunden? Welche Interaktionen stehen im Mittelpunkt der Neuen Welt? Welche Veränderungen sind gefordert?

Mit unserem Phasenmodell kommen wir gemeinsam Schritt für Schritt auf den Entwicklungspfad von der Alten Welt in die Neue Welt.

Für Ihre erfolgreiche Umsetzung!

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Über ILTIS

ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung Ihrer neuen Geschäftsmodelle und Veränderungsvorhaben. Dabei bringen wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammen, dass daraus wirkungsvolles Handeln resultiert.