Zukunftsfähig: Amt Bauen und Service in Albstadt
Mit einer ganzheitlichen Vision ist die Stadt Albstadt mit dem Slogan „Albstadt. Leben. Weit über normal“ gestartet. Die ursprüngliche Marketingstrategie wurde dann ergänzt um eine umfassende Digitalisierungsstrategie. Damit will die Stadt Albstadt den steigenden Herausforderungen einer Zukunftskommune gerecht werden.
Um dieses Ziel zu erreichen, galt es, Maßnahmen in einem für die Beteiligten machbaren Umfang zu erarbeiten und dann Schritt für Schritt konsequent umzusetzen. Dabei sind die Erwartungen und Bedürfnisse der Bürger*innen an eine digital führende Zukunftskommune stets im Blick zu behalten. Denn die Bürger*innen stehen immer im Mittelpunkt.
So ist es wenig verwunderlich, dass bei der Ausrichtung des Amtes für Bauen und Service in Albstadt Erfolgsfaktoren wie transparente Verfahren und Geschwindigkeit hoch priorisiert sind.
Zukunftsfähigkeit: Ein Amt mit Perspektive
Was ist in welchem Umfang notwendig und jetzt schon zu tun, damit das Amt für Bauen und Service zukunftsfähig ist? Welche Handlungsfelder ergeben sich?
Mit diesen Fragenstellungen startete der Zielsetzungsworkshop mit den Führungskräften in Albstadt. Gemeinsam wurde festgelegt,
- was die angestrebten Ziele sind,
- was verändert werden muss, damit diese Ziele erreicht werden können,
- welche wesentlichen Hebel es braucht.
Das Ergebnis dieser ersten Phase war es, greifbare und klar formulierte Ziele und Erfolgsfaktoren für die anstehende Veränderung zu vereinbaren. Zusätzlich wurden Kriterien definiert, die eine Messung für das Erreichen der Erfolgstreiber möglich machen. Damit können gezielte Verbesserungsideen können erhoben werden. Zudem wissen alle Beteiligten von Anfang an, auf welchen Erfolg die geplanten Maßnahmen abzielen.
Zugegeben: Die Vorgehensweise wird auch zum „Belastungstest“. Denn die erwarteten Wirkungen basieren zunächst auf Hypothesen. Diese festzulegen, fordert jedoch von den Verantwortlichen und Beteiligten auch eine Positionierung zur Richtung der Veränderung.
Im Amt für Bauen und Service kristallisierten sich schnell die Bereiche Prozesse, Digitalisierung, Zusammenarbeit und Organisation als konkrete Handlungsfelder heraus. In diesen Themenfeldern wurden folgende Erfolgsfaktoren benannt:
- Transparenz: Ein Verfahren mit Prozessen für die digitale Transformation
- Mitarbeiterzufriedenheit: Attraktivität als Arbeitgeber
- Geschwindigkeit: Prioritäten werden gesetzt und kommuniziert
Mit der Definition dieser Erfolgsfaktoren haben die Führungskräfte ihre die Ziele sowie die Leitplanken für das Veränderungsvorhaben festgelegt. Nun ging es darum, die Sichtweisen der betroffenen Mitarbeiter*innen kennen zu lernen. Denn eine erfolgreiche Zukunft gestaltet sich nur dort, wo aus Betroffenen Beteiligte werden.
Mit Verbesserungen Richtung Zukunft
Mitarbeiter*innen kennen die Herausforderungen ihrer Tätigkeiten und ihre spezifische Situation. Daher sind Lösungsideen und Verbesserungspotenziale, die direkt aus der Sicht der Betroffenen benannt werden, die wertvollsten Ansätze für das Gelingen der angestrebten Veränderung.
Dazu wurden die Mitarbeiter*innen zu Gesprächen eingeladen, die als Einzel- oder Doppelinterview durchgeführt wurden. Die Interviews selbst fanden in einer geschützten Atmosphäre statt, damit beim Ansprechen sensibler Themen Vertraulichkeit gewährleistet werden konnte.
Die Interviews dienen dazu, Verbesserungsvorschläge zu erheben, die auf die Erfolgsfaktoren des Vorhabens einzahlen.
Ein Verbesserungspotenzial ist ein konkreter Vorschlag, der mit Blick auf die Zukunft formuliert ist und beschreibt, was zukünftig besser sein soll.
Bezogen auf das Amt für Bauen und Service der Stadt Albstadt wurden die Mitarbeiter gebeten, Verbesserungspotenziale zu nennen, die im Zusammenhang mit den aktuell im Fokus stehenden Handlungsfeldern stehen.
Neben der reinen Benennung von Verbesserungsmöglichkeiten wurden diese im Rahmen der Interviews auch im Hinblick auf ihr Einzahlen auf die vereinbarten Erfolgsfaktoren hin gewichtet – ganz bewusst aus der jeweiligen persönlichen Sicht der Gesprächspartner. So ergaben sich bereits erste Tendenzen, welche der vielen genannten Verbesserungspotenziale auf jeden Fall umgesetzt werden sollten, um die Ziele des gesamten Veränderungsvorhabens zu erreichen.
Den Abschluss dieser zweiten Phase bildeten gemeinsame Priorisierungsworkshops, die je Handlungsfeld durchgeführt worden sind. In diesen Workshops wurden gemeinsam mit den Mitarbeitern die zentralen Themen identifiziert und hinsichtlich ihrer Umsetzung priorisiert. Dieses Vorgehen erlaubte es, leicht umzusetzende Maßnahmen sogleich gemeinsam zu beschließen, andere Ideen vielleicht zunächst hintanzustellen.
Im Ergebnis entstand so ein gemeinsam erarbeiteter und priorisierter Katalog von Maßnahmen, der aufzeigt, welche Verbesserungspotenziale in welcher Reihenfolge und gegenseitiger Abhängigkeit umgesetzt werden. In diesem Zuge wurde auch transparent, welche Voraussetzungen für die jeweilige Umsetzung (Ressourcen: Budget, Personen, Zeit) notwendig sind.
Damit wurde klar: Diejenigen Verbesserungen, die entscheidend auf die Erfolgsfaktoren einzahlen, werden gemeinsam angepackt!
Veränderungen ins Handeln bringen
Im Amt für Bauen und Service in Albstadt sind die Weichen gestellt. Schritt für Schritt geht es in Richtung zukunftsfähiger Kommune.
Wie gehen Sie vor, um die vielschichtigen Herausforderungen der Digitalisierung und die wachsenden Aufgabenfelder zu bewältigen? Wie setzen Sie Ihre Prioritäten, um Veränderungen in wirkungsvolles Handeln zu bringen?
Unsere Überzeugung ist es, dass nachhaltige Veränderung nur gelingt, wenn Menschen gemeinsam handeln. Daher gestalten wir den gesamten Veränderungsprozess gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen – so machen wir Betroffene zu Beteiligten. Gemeinsam blicken wir nach vorne und richten den Fokus stets auf die von Ihnen gewollte Wirkung.
Unser Beratungskonzept, einem ganz pragmatischen Change-Ansatz, ist dabei ein praktisches als auch umsetzbares Vorgehen.
Für Ihre erfolgreiche Umsetzung!
Über ILTIS
ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung Ihrer neuen Geschäftsmodelle und Veränderungsvorhaben. Dabei bringen wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammen, dass daraus wirkungsvolles Handeln resultiert.