Prozesse: Den Arbeitsalltag optimieren

Historisch gewachsene Prozesse, unzureichend ausdefinierte Prozesse versus transparenter und klarer sowie rechtssicheren Prozessen. Keine Frage, was besser ist!

Die Schlagworte „papierloses Büro“ oder „digitale Akte“ haben ihre große Wirkung längst verloren. In vielen Organisationen sind die Abläufe schon umgestellt oder auf dem besten Weg dahin. Und eines ist auch klar: Zukünftig werden noch mehr Prozesse nicht mehr per Hand ausgeführt, sondern digital ablaufen.

Der Wandel von analogen hin zu digitalen Prozessen wird zum einen durch die digitale Transformation gefordert. Zum anderen jedoch auch durch den Druck, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Stichworte: Kosten senken, Zeit einsparen, Mitarbeiter*innen entlasten.

Die Gründe, sich der Herausforderung „Digitale Geschäftsprozesse“ zu stellen, sind vielseitig. Doch auch jenseits der Triebfeder Digitalisierung lohnt sich der Blick auf die Unternehmensprozesse in jedem Fall.

Das Tagesgeschäft muss laufen

Eine Voraussetzung für das wirkungsvolle Handeln einer Organisation ist ein klar geregelter Prozessablauf, bei dem alle Tätigkeiten sinnvoll ineinandergreifen und rechtssicher umgesetzt werden.

Kurz gesagt: Das Tagesgeschäft muss laufen.

Bestehende Prozesse und Abläufe sollten im operativen Bereich regelmäßig kontrolliert, bewertet und wenn notwendig optimiert werden. Warum?

Rahmenbedingungen ändern sich laufend. Wir leben heute in einer schnelllebigen Arbeitswelt, die sich flexibel an veränderte Situationen anpassen muss. Wir alle kennen das Phänomen aus dem Kontext von IT-Programmen: Ein neues Update ist verfügbar, dessen Installation sich zwar noch ein paar Tage hinauszögern lässt, aber langfristig sind wir mit der älteren Version nicht mehr arbeitsfähig, nicht mehr rechtssicher, nicht mehr „Up to date“.

Das Gleiche gilt letztlich auch für Arbeitsabläufe: Veränderte Anforderungen von außen (neue Programme, neue Funktionen, neue Vorschriften, …) oder auch aus der Organisation selbst heraus (neue Kolleg*innen, neue Strukturen, andere Schnittstellen,…) wollen oder müssen erfüllt werden, damit Organisationen als Gesamtkonstrukt weiter erfolgreich funktionieren können.

Prozessabläufe, die regelmäßig aktualisiert werden, sind Up to date. Änderungen können mit geringerem Aufwand integriert werden.

Alltägliche Arbeitsabläufe führen gerne ein Eigenleben

Oft gibt es historisch gewachsene Strukturen, die bei der Umsetzung von Veränderungsvorhaben aufploppen und zu Recht hinterfragt werden sollten. Und anstatt mit der Umsetzung der Transformation zu beginnen, stehen die meisten erst einmal vor einem Berg an nicht-dokumentierten, unzureichend ausdefinierten, „veralteten“ Geschäftsprozessen.

Kurz gesagt: Wer Prozesse regelmäßig auf dem aktuellen Stand hält, stellt effizientes Arbeiten sicher.

Ein gutes Prozessmanagement gibt nicht nur den Impuls für die regelmäßige Optimierung einzelner Abläufe. Es geht vielmehr um die Koordination und die Harmonisierung der Geschäftsprozesse. So dass Schnittstellen geklärt werden. Sowohl prozessual, als auch personell und systemseitig.

Erst dann greifen einzelne Vorgänge ideal ineinander. Dann gehen Fähigkeiten, Prozesse und Systeme Hand in Hand.

Transparente Geschäftsprozesse für alle schaffen

Wie sollen Prozesse optimiert werden, wenn die diese nicht transparent sind? Wie sollen unterschiedliche Abteilungsziele durch ein operatives Prozessmanagement erreicht und Schnittstellen harmonisiert werden, wenn Prozesse gar nicht oder nicht einheitlich erfasst sind?

Hier hilft eine gute Prozessdokumentation. Sie schafft Transparenz über alle Geschäftsprozesse hinweg. Sie definiert die Darstellung und Notation der Abläufe. Sie hält fest, welche Rollen im Betrieb für welche Prozess-Ergebnisse und welche Schritte im Ablauf verantwortlich sind. Sobald Rollen und Aufgaben klar sind, werden Schnittstellen zu Nahtstellen. Dies wiederum ist die Basis für eine nachhaltige Prozessoptimierung.

Übrigens: Eine gute Prozessdokumentation hilft Ihnen nicht nur bei der Digitalisierung von Prozessen. Sie unterstützt Ihre Veränderung und das Handeln Ihrer Mitarbeitenden am Arbeitsplatz .

Modellieren Sie Ihre Prozesse gemeinsam mit denjenigen, die damit arbeiten.

Ihre Mitarbeiter*innen wissen selbst oft am besten, wie eine Organisation funktioniert und an welchen Stellen es etwas zu verbessern gilt. Wir halten Verbesserungen so fest, dass Ihr Team sich darin wiederfindet und zielführend danach handeln kann.

Prozesse, die umsetzbar sind

Wir bei ILTIS setzen auf Prozesse, die tatsächlich umsetzbar sind. Wir schauen genau darauf, was Sie mit Ihrer Strategie erreichen möchten und wie Fähigkeiten, Prozesse und Systeme für Ihre Tätigkeiten und Ihr Team bestmöglich zusammenwirken.

In einem Prozess-Workshop erheben Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter*innen mit Hilfe von uns die Arbeitsabläufe in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich.

Wir dokumentieren nicht nur die Ist-Prozesse, sondern auch die Verbesserungspotenziale, und zwar direkt aus Sicht derer, die davon profitieren. Prozessoptimierungen werden in dem Rahmen erkennbar, in dem sie für Ihre Situation und mit Ihren Teams umsetzbar sind.

In einem Review validieren wir die erhobenen Prozesse und unterziehen sie einem Realitäts-Check an konkreten, aktuellen Beispielen.

Gemäß unserem Motto „Aus Betroffenen Beteiligte machen“ holen wir bei Prozessen, die eine Querschnittsfunktion abbilden, alle Verantwortlichen an einen Tisch. Dadurch lassen sich Interessen direkt klären, und die Beteiligten können sich entweder gleich auf einen gemeinsamen Ablauf vereinbaren oder haben ein gemeinsames Verständnis dafür, wer bis wann bei wem Entscheidungen zu weiteren Umsetzung einholt.

Gestalten Sie mit uns transparente Prozesse für alle!

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Über ILTIS

ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung Ihrer neuen Geschäftsmodelle und Veränderungsvorhaben. Dabei bringen wir Fähigkeiten, Prozesse und Systeme so zusammen, dass daraus wirkungsvolles Handeln resultiert.